プレゼンとドキュメント

プレゼンテーションにはドキュメントが付属していることが多い。学級会での個人発表レベルならともかく、業務でプレゼンを行うということになれば、たいていの場合はドキュメントの準備を行う。

プレゼンにドキュメントが必要とされがちなのは、主にコミュニケーションとアーカイブのためだ。発表した内容は、あとで別の人間で共有して意志決定に用いられたり、のちのち参照するためにドキュメントにしていると考えられる。

プレゼンの目的を、その場での説得・報告ということに絞るのであれば、ドキュメントである必要はないし、そうでないほうがいい場合さえある。「エレベーター・プレゼン」という言葉があるが、あれは（重役などが）エレベータに乗っている間に要点を言い切れるくらいのものに純化させなければいけないという話だ。

プレゼンのドキュメントは放っておくとどんどん内容が増えていってしまうことがある。あれもこれも、念のためといって増えていってしまう。この意識の背景にあるのは、「もし不要ならば読み飛ばしてもらえばいいから」という考えである。もともとコミュニケーションやアーカイブのためにドキュメント化を行っているのだが、ドキュメントの読み飛ばし性が前面に出て、内容がどんどん増えてしまう。

内容がむやみに増えていけば作成に手間がかかるし、後で読まされる方も重要度の選別をしながら読まなければいけないので、誰にとってもいいことはない。だったらそれこそエレベータープレゼン、口頭に限る！としてしまえばいいかというと、それではその場にいない人には内容がきちんと伝わらない。ある程度以上の規模の会社においてこのようなことを行うことは現実的ではないだろう。

ドキュメントのもつコミュニケーション性やアーカイブ性を生かしながら、無意味に内容が増えてしまうことを防ぐには、ドキュメントの量を制限するというのが現実的だろう。プレゼンを受ける側から、「○○枚まで。」と区切ってしまうしかない。たいていのプレゼンは時間で区切られている（60分とか）が、Appendixなどで量が増えている例も多いので、ドキュメント自体の量を制限するほうがよい。

社内プレゼンテーションは、A3用紙1枚にまとめるのが決まり。A3スペースに「問題定義と背景」「要因分析」「実行スケジュール」「結論」「今後の課題」などを明確に、分かりやすく書く。
（「昇進遅い」「給料安い」「非効率なダラ会議」の「古臭い」トヨタが成功した「本当の理由」 - bpspecial ITマネジメント）

トヨタでは上記のように、A3一枚でまとめる文化があるようだ。社内プレゼンテーションでは･･･と書いてあるが、社外からのプレゼンでもA3一枚でのまとめを提出することが多い。この慣習は広めていくべきと思う。A3一枚だからといって作るのが楽になるわけではないが、無駄は減る。ドキュメントの持つべき役割とそれが持つ罠をうまく処理していると思う。